Eventos híbridos e virtuais: o que está por trás da sua realização

Com a pandemia, muitas transformações aconteceram no ambiente corporativo. Não só com o home office, mas também com a crescente realização de eventos híbridos e virtuais. Afinal, no mundo das startups, palestras e eventos são importantes para o aprendizado e crescimento dos empreendedores e de seus negócios.

Essa nova forma de realizar os eventos demanda dos profissionais diferentes habilidades e conhecimentos, e fazer a gestão destas tarefas não é tão simples quanto pode parecer. Confira neste conteúdo os principais desafios e características da organização de eventos híbridos e virtuais.

 

O que são eventos híbridos e virtuais?

 

Eventos híbridos e virtuais são formatos de eventos em que o primeiro é uma mescla entre ações online e presenciais, e o segundo é realizado totalmente de forma digital. A pandemia causada pelo coronavírus apenas potencializou a utilização de eventos desse modo.

Para a realização de eventos híbridos e virtuais é preciso contar com o recurso de live streaming. Além de uma plataforma para fazer a transmissão ao vivo, é necessário também uma equipe de produção e uma internet dedicada para isso.

 

Benefícios

Por parecer desafiador, muitas vezes as empresas têm receio de investir neste formato de evento. No entanto, cada vez mais os benefícios desse investimento estão sendo destacados no ecossistema. Confira alguns deles.

• Maior alcance: através dos eventos virtuais, há a possibilidade de qualquer pessoa participar em qualquer parte do mundo, através da conexão de internet;
• Custo-benefício: eventos híbridos e virtuais dependem muito menos de um espaço físico, por isso, podem ser realizados em locações menores, contribuindo com a redução do investimento em infraestrutura e profissionais;
• Gravação para consumo posterior: todo o conteúdo dos eventos híbridos virtuais poderão ser assistidos depois, para aqueles que não puderam participar no dia e também para utilização em campanhas de comunicação por e-mail, por exemplo.

 

Desafios de realizar eventos híbridos e virtuais

 

A realização de eventos híbridos e virtuais traz para os empreendedores novos desafios, já que é preciso uma preparação diferente daqueles presenciais. A qualidade da internet é um deles, e as diferenças de necessidades no controle de entrada, locação e valores também precisam ser validadas.

Para que o evento ocorra bem e seja de fácil organização antes, durante e depois, é recomendado utilizar plataformas especializadas nesses processos.  O uso de bancos de dados e de um ambiente virtual confortável para o público, por exemplo, são pontos que somente as redes sociais não oferecem: apesar de serem capazes de realizar transmissões ao vivo, não contam com outras funcionalidades fundamentais.

Essa é a especialidade da Hybri, participante da 10ª turma do Programa de Capacitação do Startup SC, que está com inscrições abertas para a 11ª turma. A empresa de Jaraguá do Sul foi fundada em 2016 por dois sócios com outro nome, e teve o início das suas operações como Hybri em 2020, em meio à pandemia. 

E foi justamente pensando nos principais desafios na realização de eventos híbridos e virtuais dentro do mercado de eventos corporativos que a Hybri atacou. “Muitas plataformas de eventos que víamos no mercado acabavam sendo mais nichadas em um ou outro ponto e, assim, não atendiam todas as necessidades dos organizadores de eventos”, relata Jefferson Amendolara, CEO da Hybri. 

Assim, desenvolveram a plataforma Station, para transmissão de eventos ao vivo com toda a estrutura necessária para criar grandes experiências. “Novamente, identificamos que o mercado estava insatisfeito com o que era entregue em termos de plataforma para eventos online”, afirma.

A solução atual é uma plataforma white label que pode ser customizada pelas marcas, de modo que o evento fica com a cara da empresa que o está realizando. Alguns exemplos de alguns dos mais de 100 eventos já realizados pela Hybri neste modelo são: 40º Meetup Digital Startup SC, Softpalooza, Senior Summit, Mundo Senai, Unimed Conecta.

 

Principais características de eventos

 

Para que um evento tenha sucesso, independente do seu formato, é necessário que ele atinja alguns pontos. Os fundadores da Hybri perceberam que, de forma geral, as principais dores das empresas que desejam operacionalizar eram: como organizar, como monetizar e como entregar uma experiência única que se aproxime do presencial.

Por isso, além da plataforma de transmissão simultânea Station, organizaram três outros módulos que auxiliam nesta preparação, sendo eles: Idealize, Planeje e Gerencie, além do sistema para hospedagem de eventos ao vivo.  Dessa forma, a plataforma Hybri pode auxiliar em todas as etapas da preparação para os eventos híbridos e virtuais, com uma interface altamente customizável pelas empresas.

E para um pós-evento eficiente, a plataforma gera relatórios com relação aos números, além de mostrar interação e engajamento em uma experiência única.  Ela já vem sendo utilizada por grandes empresas, como Softplan, Portobello, Unimed e Senior, e também hospedou o 40º Meetup Startup SC, evento online e gratuito do Startup SC realizado em fevereiro que abordou investimentos em startups no pós-pandemia.

Com o apoio das ferramentas e parceiros certos para o acompanhamento de todas as suas etapas, a realização de eventos híbridos e virtuais fica muito mais fácil para a empresa que os organiza. Para acompanhar mais novidades sobre esta e outras tendências do universo do empreendedorismo e das empresas, continue lendo os conteúdos do blog Startup SC!